為將新農村檔案工作規范化建設活動進一步引向深入，平陰縣檔案局針對村級檔案管理不規范、檔案資料少、材料收集難的實際問題，抓好“四個到位”，推動村級檔案清理工作進展。
一是認識到位。召開各鎮（街道）檔案工作人員會議，統一思想，認清做好村級檔案清理工作的必要性和緊迫性。各鎮（街道）全部成立了由分管檔案工作的領導任組長的村級檔案清理工作領導小組，對行政村檔案清理工作進行領導和監督，并召開村級檔案工作人員會議，安排部署村級檔案清理工作。二是任務到位。制定《村級檔案歸檔范圍及保管期限表》，要求各鎮（街道）按照規定內容認真查找進行清理，重點清理原“村兩委”成員及相關人員手中積存的材料，對照原“村兩委”成員承擔的相應職責，將清理內容責任到人，逐人逐項進行清理，清理工作于8月底前結束。三是措施到位。采取分級負責、重點幫助的方法。先由行政村自查，對照清理內容逐項進行篩查，重點對歷屆村兩委成員及相關人員手中積存的檔案資料進行清理，對殘缺不全、門類缺失的材料采取相應措施進行查找補救。自查結束，由村級檔案清理工作領導小組進行復查和檢查驗收。對檔案材料少，清查效果不明顯的村，由清理工作領導小組幫助重點清理和檢查驗收，對部分材料殘缺、丟失嚴重的村要追究原因，追查到底。清理出的檔案資料，逐件進行登記，檔案資料持有人將登記造冊的材料及時移交村檔案室，并與村檔案室工作人員辦理檔案交接手續。四是獎懲到位。對村級檔案清理工作中措施到位、成效明顯的鎮（街道）在年終考核中給予加分獎勵；對清理工作中認真負責、積極配合的相關人員由各鎮（街道）進行相應的表彰獎勵。對清理工作中推諉扯皮、私自隱藏損毀，或拒不上交材料的原村兩委成員和相關人員不予辦理（離）退休，或根據《濟南市檔案行政處罰程序規定》給予相應處分。